Messagerie électronique : que faire pour qu’elle ne soit pas un facteur de stress supplémentaire ?

L'usage de la messagerie électronique a introduit un profond changement organisationnel dans les entreprises. Si elle n’est pas maîtrisée, elle surcharge d’information les collaborateurs et peut donc avoir des effets dévastateurs, devenir source de stress, créer un nouveau risque psychosocial.

C’est pourquoi certaines entreprises ont défini des chartes des usages :

• Microsoft n'autorise pas l'envoi de mail le week-end et la semaine à partir d'une certaine heure,


• Canon France a instauré une journée sans e mail,


• Atos envisage même purement et simplement de supprimer les mails internes d'ici 3 ans.

L'Observatoire sur la responsabilité sociétale des entreprises, ORSE a publié un guide « Pour un meilleur usage de la messagerie électronique dans les entreprises »
La messagerie électronique présente à la fois des effets facilitateurs et des effets contraignants sur la gestion du temps, la gestion de l'information, l'exécution des tâches, la communication, le travail en équipe, les relations verticales.

Pour ce qui est de la gestion du temps, l'utilisation des mails présente des avantages, puisqu'elle améliore les temps de réponse, raccourcit les délais de prise de décision, accélère l'exécution des tâches, etc
Mais elle présente des également des effets contraignants, puisqu'elle implique de la perte de temps, elle interrompt le travail, accélère les rythmes de travail, etc

Les entreprises doivent réfléchir aux pratiques de communication électronique.
Il est possible d'élaborer une charte d'utilisation mais il faut que les salariés s'approprient cette charte dans leur vécu professionnel.

Envoyer une charte par courriel, par exemple, a des effets limités.

Ce guide de l'Observatoire sur la responsabilité sociétale des entreprises propose des recommandations à la fois pour l'envoi des messages et la réception des messages.
Par exemple, voici quelques recommandations pour l’envoi des messages :

• aborder un seul sujet dans un message,



• indiquer un objet en rapport avec le contenu du message,



• ne pas abuser des pièces jointes,



• cibler de façon précise les destinataires du message,



• ne pas abuser de la copie conforme, cc, et de la copie cachée, ccc,



• envoyer des messages en dehors des heures de travail peut laisser croire au destinataire qu'il doit répondre dans l'urgence, mieux vaut préparer les mails en mode brouillon et les envoyer uniquement durant les heures de travail.